Stellen Sie sich vor, Sie wollen herausfinden, welche Ihre am besten verkauften Artikel sind. Um dies in Ihrer Datenbank anzuzeigen, hat der
Access-Berater eine einfache Lösung für Sie:
Verwenden Sie eine normale Auswahlabfrage, die nach Bestellmengen der einzelnen Artikel gruppiert. Gegeben sei für ein Beispiel eine Tabelle BESTELLDETAILS, die zur Ermittlung der Basisdaten mit einer Tabelle ARTIKEL verknüpft ist.
Access-Berater-Tipp: So erstellen Sie im Handumdrehen eine „TOP n“-Abfrage:- Klicken Sie im Datenbankfenster im Bereich ABFRAGEN auf NEU (bis Access 2003) bzw. auf dem Register ERSTELLEN in der Gruppe ANDERE auf ABFRAGEENTWURF (Access 2007).
- Wählen Sie im folgenden Dialog die Haupttabelle (hier BESTELLDETAILS) und dann die Tabelle mit den Basisdaten (hier ARTIKEL) per Doppelklick aus und klicken Sie auf SCHLIEßEN.
- Stellen Sie, sofern Access das nicht automatisch erledigt hat, die Verknüpfungen der Tabellen über die Primärschlüssel bzw. ein eindeutiges Feld her (hier ARTIKEL-Nr), indem Sie die Feldbezeichnung aus der Feldauswahl einer Tabelle auf das Feld in der Feldauswahl der korrespondierenden Tabelle ziehen.
- Wählen Sie die Felder per Doppelklick aus, die für die Anzeige und Berechnung der gewünschten Informationen notwendig sind. In diesem Fall sind das die Felder ARTIKEL-NR und ARTIKELNAME aus der Tabelle ARTIKEL sowie das Feld ANZAHL aus der Tabelle BESTELLDETAILS.
- Klicken Sie auf das Symbol FUNKTIONEN (bis Access 2003) bzw. auf das Symbol SUMMEN (Access 2007), um die Gruppierung einzuschalten.
- Markieren Sie für das Feld ANZAHL in der Zeile FUNKTION im Dropdown-Menü den Eintrag SUMME.
- Stellen Sie für das Feld ANZAHL in der Zeile SORTIERUNG den Eintrag ABSTEIGEND ein.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den freien Bereich des Abfrageentwurfs und wählen Sie EIGENSCHAFTEN im Kontextmenü an.
- Stellen Sie in der Eigenschaft SPITZENWERTE die Anzahl gewünschter Ergebnisdatensätze ein, also beispielsweise 5, 10, 20 usw.
- Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen DIE 10 MEISTVERKAUFTEN ARTIKEL und lassen Sie sie ausführen, indem Sie die Ansicht auf DATENBLATTANSICHT umschalten.
Sie erhalten daraufhin eine Übersicht der meistverkauften Artikel.