Um Berichte regelmäßig zu bestimmten Zeiten auszudrucken, nutzen Sie zwei wenig bekannte Funktionen des Betriebssystems. Zum einen ist das die Funktion
Geplante Tasks, die Windows im Hintergrund ausführt und in die Sie Aufträge eintragen können, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen.
Das zweite Feature ist der
Windows Scripting Host (WSH), der den Einsatz einer auf Visual Basic basierenden Script-Sprache erlaubt und mit dem die Sie verschiedene Aufgaben unter Windows automatisieren können. Ein solches Script können Sie dann der Funktion „Geplante Vorgänge/Tasks“ zur regelmäßigen Ausführung oder zur Ausführung zu bestimmten Zeiten zuordnen.
Lesen Sie in diesem Beitrag aus Access_aktuell, wie Sie Berichte automatisch drucken lassen: - Schritt: WSH-Script erstellen
Beginnen Sie damit, das notwendige WSHScript anzulegen. Für diesen Zweck benötigen Sie keine besondere Entwicklungsumgebung, sondern nur einen einfachen Editor, wie Sie ihn beispielsweise über START > PROGRAMME > ZUBEHÖR abrufen können. Geben Sie dort die folgenden Anweisungen ein:
Dim objAcc
Dim strDBName
Set objAcc = WScript.CreateObject("Access.Application")
strDBName = "Z:TestNordwind.mdb"
objAcc.OpenCurrentDatabase
strDBName
objAcc.DoCmd.OpenReport "Katalog"
objAcc.Quit
Pfad und Dateinamen der Datenbank (hier „Z:TestNordwind.mdb“) sowie den Namen des Berichtes (hier „Katalog“) passen Sie entsprechend Ihren Erfordernissen an.
Speichern Sie das Script anschließend in einem beliebigen Verzeichnis (am besten im Verzeichnis der Datenbank mit dem zu druckenden Bericht) zum Beispiel unter dem Namen „Katalog drucken.vbs“.
Die erwähnten Anweisungen starten per Office-Automation bzw. „CreateObject()“ eine neue Instanz von Access, laden dort mit „OpenCurrentDatabase“ die gewünschte Datenbank und öffnen ab schließend den Bericht über „OpenReport“, worauf hin dieser ausgedruckt wird. Abschließend wird die Instanz von Access wieder beendet.
- Schritt: Zeitgesteuerte Ausführung einrichten
Um den automatischen Ausdruck einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie „Geplante Tasks“ über das Menü START > PROGRAMME > ZUBEHÖR > SYSTEMPROGRAMME und doppelklicken Sie auf das Symbol GEPLANTEN TASK HINZUFÜGEN.
- Folgen Sie den weiteren Anweisungen des Assistenten, wobei Sie bei der Auswahl der auszuführenden Anwendung auf DURCHSUCHEN klicken, das eben erstellte WSH-Script lokalisieren und per Doppelklick übernehmen.
- Legen Sie die gewünschte Ausführungszeit fest, nehmen Sie weitere Einstellungen vor und klicken Sie dann auf FERTIGSTELLEN.
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